Iles de Paix, une organisation soucieuse de sa communication interne

Iles de Paix accorde une grande importance à sa communication interne.

Elle favorise la mobilisation des personnes qui se sentent davantage impliquées dans le projet collectif de l’association et qui en comprennent mieux les tenants et aboutissants.

Elle améliore le partage d’informations et, ainsi, la diffusion de bonnes pratiques dans une démarche de fertilisation croisée.

Elle est un instrument de contrôle par les responsables qui s’assurent de la bonne exécution des programmes et garantissent la conformité de ce qui se passe sur le terrain avec les principes d’Iles de Paix.

Elle permet de rendre des comptes sur l’utilisation des ressources humaines, matérielles et financières confiées à l’association.

Résolutions

Un rapportage périodique tient la directrice générale d’abord, puis le Conseil d’administration et, enfin, l’Assemblée générale, informés de l’avancement des programmes et des éléments pertinents de la vie de l’association. Ce dispositif permet à ces instances de mener à bien leurs fonctions de contrôle, d’injonction et de conseil. Une note spécifique organise cette procédure.

Le responsable de chaque unité détermine les moyens par lesquels les membres de son équipe le tiennent informé de leur travail. Il s’agit le plus souvent d’une combinaison de réunions d’équipe et d’échanges informels.

Les membres de l’équipe de direction du siège se réunissent fréquemment pour s’informer mutuellement des questions d’intérêt général et pour conseiller la directrice générale dans certaines décisions.

Les membres du personnel du siège sont tenus informés des éléments saillants de l’évolution de l’association et de son contexte au moyen de réunions plénières. Celles-ci peuvent également être consacrées, en tout ou en partie, à une prise d’avis, à un débat. Si un sujet spécifique requiert un temps plus long, il peut faire l’objet d’un « midi de l’info ». L’envoi à tous d’un résumé des décisions du Conseil d’administration et des documents adressés aux membres de l’Assemblée générale participe aussi à l’effort de communication.

Tous les membres du personnel connaissent l’appréciation qui est faite de leur travail. Elle leur est communiquée au moyen d’entretiens individuels, annuels et formels, avec leur responsable hiérarchique ainsi que, tout au long de l’année, par des rencontres informelles. Cette évaluation s’inscrit dans une démarche constructive de conseils et de recherche de solutions.

Les unités présentes au siège organisent des réunions de travail. La directrice générale y est conviée au moins deux fois par an notamment afin d’échanger, de façon plus participative qu’en grand groupe, sur différents points d’attention propres à l’unité ou d’intérêt plus général.

Les bénévoles, notamment ceux qui s’investissent dans la campagne annuelle de sensibilisation et de récolte de fonds, sont partie intégrante d’Iles de Paix. Ils sont tenus informés de l’évolution de l’association et communiquent leur avis par différents canaux : feuillet de liaison, réunions régionales, réunion de lancement de la campagne et contacts personnels.

Le travail d’Iles de Paix est la concrétisation de l’engagement de donateurs et de bailleurs de fonds. Ceux-ci agissent, par procuration, au travers de l’ONG. En cela, ils sont considérés par Iles de Paix comme des partenaires internes. L’association accorde de l’importance à ce qu’ils se sentent concernés par ce qui est fait en leur nom. Elle prend soin de répondre à leur besoin légitime d’information par les canaux spécifiques les plus appropriés.